WD 7 - 3000 - 018/21 (23. Februar 2021) © 2021 Deutscher Bundestag Die Wissenschaftlichen Dienste des Deutschen Bundestages unterstützen die Mitglieder des Deutschen Bundestages bei ihrer mandatsbezogenen Tätigkeit. Ihre Arbeiten geben nicht die Auffassung des Deutschen Bundestages, eines seiner Organe oder der Bundestagsverwaltung wieder. Vielmehr liegen sie in der fachlichen Verantwortung der Verfasserinnen und Verfasser sowie der Fachbereichsleitung. Arbeiten der Wissenschaftlichen Dienste geben nur den zum Zeitpunkt der Erstellung des Textes aktuellen Stand wieder und stellen eine individuelle Auftragsarbeit für einen Abgeordneten des Bundestages dar. Die Arbeiten können der Geheimschutzordnung des Bundestages unterliegende, geschützte oder andere nicht zur Veröffentlichung geeignete Informationen enthalten. Eine beabsi chtigte Weitergabe oder Veröffentlichung ist vorab dem jeweiligen Fachbereich anzuzeigen und nur mit Angabe der Quelle zulässig. Der Fachbereich berät über die dabei zu berücksichtigenden Fragen. Nach § 257 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflichten stehen dabei in einem inneren Zusammenhang mit der Buchführungspflicht nach den §§ 238 ff. HGB, die es bei Bedarf auch sachverständigen Dritten ermöglichen soll, sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle sowie die allgemeine Lage des jeweiligen Unternehmens zu verschaffen (vgl. Graf). Der Vorschrift kommt mithin insbesondere eine Dokumentations- und Beweissicherungsfunktion zu (vgl. Traut). Neben den essenziellen Dokumenten wie dem Jahresabschluss, Lageberichten und den zugehörigen Belegen sind insbesondere auch solche Handelsbücher, Arbeitsanweisungen, Handelsbriefe und sonstigen Organisationsunterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis der Jahres- und Konzernjahresabschlüsse erforderlich sind (vgl. Graf). Die Jahres- und Konzernjahresabschlüsse sowie die Einzelabschlüsse sind jeweils im Original aufzubewahren (vgl. § 257 Abs. 3 HGB). Die übrigen Unterlagen können auf Bild- oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, solange hierbei die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beachtet werden (vgl. Regierer). Die Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB ist öffentlich-rechtlicher Natur; eine privatrechtliche Einschränkung oder Abbedingung ist daher nicht möglich (vgl. Böcking/Gros). Die Vorschrift des § 257 HGB lautet: „(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: 1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzela bschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte , Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, 4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege). (2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Wissenschaftliche Dienste Kurzinformation Gesellschaftsrechtliche Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch Kurzinformation Gesellschaftsrechtliche Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch Fachbereich WD 7 (Zivil-, Straf- und Verfahrensrecht, Bau und Stadtentwicklung) Wissenschaftliche Dienste Seite 2 (3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten 1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden. (4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. (5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.“ Quellen: – HGB: Handelsgesetzbuch in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 4100-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, das zuletzt durch Artikel 14 des Gesetzes vom 22. Dezember 2020 (BGBl. I S. 3256) geändert worden ist, abrufbar unter: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/ (letzter Abruf dieses Links am 23. Februar 2021). – Graf, in: Münchener Kommentar zum Bilanzrecht, 1. Auflage 2013, § 257 HGB, Rn. 1. – Traut, in: beck-online.GROSSKOMMENTAR zum HGB, Stand 1. Oktober 2020, § 257 HGB, Rn. 1. – Regierer, in: BeckOK HGB, Häublein/Hoffmann-Theinert, 31. Edition, Stand 15. Oktober 2020, § 257 HGB, Rn. 9. – Böcking/Gros, in: Ebenroth/Boujong/Joost/Strohn, Handelsgesetzbuch, 4. Auflage 2020, § 257 HGB, Rn. 1. * * *